SOP-Management Software

Effektives SOP-Management über den gesamten Lebenszyklus

Standard Operating Procedures (SOP) sind der Schlüssel zur korrekten Einhaltung von Standards. Die SOP-Management Software von Mediaface ermöglicht ein normkonformes SOP-Management von der SOP-Erstellung bis zur Archivierung inklusive Freigabe, Verteilung und Veröffentlichung. Über das SOP-Management ergibts sich für GxP-regulierte Unternehmen jederzeit ein strukturierter nachvollziehbarer Zugriff auf QM-Dokumente.

Standardarbeitsanweisungen sind für alle qualitätsbezogenen, GxP-konformen Prozesse unerlässlich, ebenso wie die Möglichkeit, zu überprüfen, ob Mitarbeiter auf diese SOPs angemessen geschult werden. Im SOP-Management müssen QM-Dokumente gut organisiert und aktuell sein, in einem definierten Zeitplan überprüft und genehmigt und bei Änderungen dokumentiert werden. Darüber hinaus müssen unternehmensweite QM-Schulungsprogramme einfache Methoden für das Onboarding neuer Mitarbeiter beinhalten.

Die Mediaface QM-Suite Software hat sich diesen Herausforderungen gestellt und bietet eine benutzerfreundliche Lösung zur Verwaltung von Standardarbeitsanweisungen und Schulungsteilnahmen. Das SOP-Management verwaltet nicht nur Standard Operating Procedures, sondern auch zugehörige Richtlinien, Arbeitsanweisungen und Formulare.

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SOP-Management: Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Prozesse

Die traditionelle Praxis der manuellen Verwaltung von Dokumenten und die damit verbundenen dokumentenbasierten Prozesse stellen Unternehmen vor Herausforderungen. Dokumente müssen erstellt, gelenkt und archiviert, Fristen und Gültigkeiten müssen überwacht werden und die Verfügbarkeit der Dokumente jederzeit sichergestellt sein. Immer kürzere Revisions- und Verteilungszyklen binden zunehmend personelle Ressourcen und erzeugen logistische Kosten. Das SOP-Management vom Mediaface hilft Ihnen bei der Bewältigung dieser QM-Aufgaben.

Schnelle Dokumentation

Erstellen Sie SOPs schnell und einfach über vorgefertigte Templates mit der QM-Suite. Fügen Sie Text, Bilder, Videos, bedingte Logik und vieles, vieles mehr hinzu!

Mehr Zusammenarbeit

Arbeiten Sie einfach mit Ihrem Team zusammen, indem Sie Vorgange oder einzelne Aufgaben zuweisen und diese sofort im Posteingang der richtigen Person erscheinen lassen.

Weniger Fehler

Reduzieren Sie die Anzahl der Fehler und erhöhen Sie die Qualität, indem Sie Ihre Prozesse dokumentieren. Ihr integrierter QM-Freigabe Workflow stellt sicher, dass jeder Vorgang korrekt ausgeführt wird.

Schnelleres Training

Helfen Sie neuen Mitarbeitern zu lernen, was sie tun müssen und wie sie es tun müssen, indem Sie Vorlagen für alle Standardarbeitsanweisungen erstellen.

Reduzierte Ausfallzeiten

Vergeuden Sie keine Zeit mehr mit der Suche nach den neuesten Dokumenten sowie Aktualisierungen. Konsolidieren und zentralisieren Sie alle SOPs an einem einzigen Ort.

Maximale Verfügbarkeit

Setzten Sie auf die maximale Verfügbarkeit einer webbasierten Software-Lösung. Keine Software-Installation am Arbeitsplatz und standortübergreifender Zugriff.

Vorteile von SOPs in Ihrem Unternehmen

Formelle schriftliche Standardarbeitsanweisungen werden sowohl von der Food & Drug Administration (FDA), der European Medicines Agency (EMA) als auch DAkkS gefordert. In den letzten Jahren waren SOP-Mängel jedoch eine der häufigsten Feststellungen bei FDA-Audits. In der Tat kann fast jeder Mangel, der in Abweichungen festgestellt wurde, auf Mängel in den SOPs oder mangelnde Einhaltung der SOPs innerhalb einer Organisation zurückgeführt werden. So kann das gesamte Qualitätsmanagementsystem eines Unternehmens basierend auf SOP-Mängeln oder deren Nichteinhaltung beeinträchtigt werden.

Unternehmen, die auf einen manuelles SOP-Management setzen, gehen hiermit ein hohes Risiko ein. Mögliche Fehlerquellen bei papierbasierte und manuell verwaltete SOPs liegen bei den Dokumenten selbst, beim Inhalt der Dokumente oder bei der Umsetzung dieser manuell aufgezeichneten Standards in der Praxis.

Einfache SOP-Erstellung von Vorlagen

Beziehen Sie alle Abteilungen ein

Denken Sie bei der SOP-Gestaltung an das gesamte Unternehmen. Jede Abteilung wird zukünftig mit den SOP-Vorlage arbeiten, daher sollten auch alle in der Lage sein, ihren Beitrag zu leisten.

Generelle SOP-Struktur festlegen

Welche Angaben benötigt jede SOP? Vorlage sollten den Unternehmensnamen, den Titel, die Nummer, die Versionsnummer und die Unterschriften bis zum Genehmiger enthalten.

Feste und variable Inhalte einer SOP

Vorlagen haben Abschnitte für Zweck, Umfang, Definitionen, Verantwortlichkeiten und Verfahren. Legen Sie fest, welche Abschnitte optional oder erforderlich sind.

SOP-Management und Verwaltung

Ihre SOP-Vorlagen oder der Lenkungsprozess müssen möglicherweise geändert werden, wenn die Organisation wächst. Legen Sie fest, wer die Verantwortung für diese Änderungen trägt.