QM-Dokumentation mit dem SOPPublisher

Der SOPPublisher bietet Ihnen eine vollständige Komplettlösung für Ihre QM-Dokumentation!

Viel Zeit verbringen Qualitätsmanagementbeauftragte oft mit der Aktualisierung von Dokumenten und Aufzeichnungen. Jede neue Revision muss dokumentiert, geprüft, freigegeben und verteilt werden, dabei müssen veraltetet Dokumente deaktiviert und archiviert werden.

Mit dem SOPPublisher bieten wir eine Komplettlösung für die QM-Dokumentation
Nicht nur das QM-Handbuch, sondern die gesamte Dokumentation können Sie mit dem SOPPublisher verwalten, steuern und archivieren.

Sparen Sie Zeit und Kosten
Durch den normgerechten Aufbau wird nicht nur die Arbeit vereinfacht, sondern auch Sicherheit bei der Zertifizierung gewonnen und unnötige Fehler vermieden.

1. Erstellen von Dokumenten und Aufzeichnungen
Der SOPPublisher unterstützt den gesamten Dokumenten-Lebenslauf, von der Erstellung bis hin zur revisionssicheren Archivierung. Und natürlich auch sämtliche Dateiformate, Dokumenten- und Aufzeichnungsarten.

Im ersten Schritt erfolgt die Auswahl des zu erstellenden Dokumententyps. Dabei verwaltet der SOPPublisher eine unbegrenzte Anzahl an Dokumententypen vom QM-Prozess über Arbeitsanweisungen bis hin zu verschiedenen Aufzeichnungen.

Damit Ihre Dokumentation ein einheitliches Aussehen erhält, können wahlweise verschiedene Formatvorlagen oder ein einheitliches Design hinterlegt werden

• in freigestaltbaren Texten, wie von MS Office gewohnt
• mit Flowchart-Vorlage
• 8D-Report

• beliebigen anderen Formatvorlagen

2. Dokumentenerstellung
Je nach Typ können verschiedene Freifelder für Zusatzinformationen enthalten sein.
Das Dokument ist damit einem Bearbeiter zugeordnet im System enthalten, natürlich ohne Freigabe.

3. Bearbeitung der Dokumentation
Die Bearbeitung erfolgt in gewohneter Softwareumgebung.

Wird ein freigegebenes gültiges Dokument bearbeitet, ist sichergestellt, dass das Originaldokument erst nach erneuter Freigabe ersetzt wird.

4. Prüfung und Freigabe
Das überarbeitete Dokument wird geprüft und entsprechend freigegeben, bevor es z.B. zur Schulung publiziert wird.

Der gesamte Bearbeitungsprozess - Erstellung, Bearbeitung, Prüfung, Freigabe und Verteilung wird dabei gesteuert, Delegation, Prüfung und Freigabe werden automatisiert weitergeleitet und der QMB entlastet.
 

• Alle Verantwortlichen werden über anstehende Aufgaben (Prüfungen, Freigaben, ...) per E-Mail informiert
• Termine werden eingehalten
• Alle wesentlichen Arbeitsschritte werden dokumentiert
• Alle Änderungen innerhalb eines Versionssprungs werden detailliert protokolliert und sind jederzeit nachvollziehbar.
  

5. Verteilung der Dokumente
Beteiligte werden nach Freigabe über den jeweiligen Stand informiert, wahlweise per E-Mail, Änderungen sind nachvollziehbar, der Empfang und die Kenntnisnahme werden dokumentiert.

Interne und externe Beteiligte werden auf diesem Weg leicht und nachvollziehbar über Änderungen struktureller und inhaltlicher Art informiert.

Integrierte Volltextsuche

besonders im medizinischen und wissenschaftlichen Umfeld ist die Ablage häufig an verschiedenen Termini gebunden. Durch Einbindung verschiedener Synonym und Aliasfunktionen sind auch komplizierte Nomenklaturen schnell auffind- und indexierbar

Der SOPPublisher eine Volltextsuche über die gesamte Dokumentation, nicht nur Schlüsselworte, sondern alle Texte in den Dokumenten selbst können jederzeit durchsucht werden.

Revisionssichere Archivierung
Nur jeweils gültige Dokumente sind veröffentlicht, veraltete Dokumente bleiben dabei verfügbar, um zu jedem Zeitpunkt jeden jemals verfügbaren Versionsstand darstellen zu können.

QM-Beauftragte oder berechtigter Mitarbeiter haben weiterhin Zugriff auf die alten Ausgaben der Dokumentation.
Alle Dokumente werden über die gesamte Lebensdauer der Dokumentation revisionssicher und normgerecht archiviert.

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