SOPs mit dem QualityManager

WebapplikationRollen- und RechtemodellNormgerechte SOPsÜbersicht der Kenntnisnahmen

Elektronische Dokumentenlenkung & SOP-Verwaltung

Lösungen für die Medizin, Pharmaindustrie und Biotechnologie

Die QM-Suite Software ermöglicht die elektronische Dokumentenlenkung sowie das umfassende Management Ihrer QM-Dokumente. Entwickelt für das Gesundheitswesen unterstützt die QM-Software Ihr Qualitätsmanagement bei der Erstellung, Prüfung, Freigabe und Verteilung Ihrer Arbeits-/ Verfahrensanweisung (SOP), Formblätter, Beilagen oder Chargen-Dokumentationen. Die elektronische Dokumentenlenkung und SOP-Verwaltung der QM-Suite erfüllt die Anforderungen im medizinischen Labor nach GLP, RiliBÄK und DIN EN ISO 15189 und 17025.

Die QM-Software “QM-Suite” zählt zu den Gewinnern des M&K AWARDs 2017 der Fachzeitschrift „Management & Krankenhaus“

„Wir freuen uns sehr, dass unsere QM-Software zu den drei Gewinnern in der Kategorie „IT & Kommunikation“ zählt“, so René Zäske, Geschäftsführer der Mediaface GmbH. „Das zeigt, dass wir mit der QM-Software zur elektronischen Dokumentenlenkung auf einem guten Weg sind und die Anwendung für Labore und medizinische Einrichtungen von großem Interesse ist.“ Die Software QM-Suite ermöglicht die elektronische Dokumentenlenkung von Standard-Arbeitsanweisungen (SOPs) – beginnend mit der Erstellung über die Freigabe und Schulungsdokumentation bis hin zur Archivierung.

QM-Suite M&K Award 2017

QM-Suite: Highlights elektronische Dokumentenlenkung

Mit der webbasierten QM-Suite können Sie Dokumente erstellen, gemeinsam bearbeiten, ändern, genehmigen, archivieren und Anwender schulen. Darüber hinaus können Sie mehrere QM-Dokumente miteinander verknüpfen, den Lebenszyklus der QM-Dokumente verwalten, den Zugriff kontrollieren, elektronische Signaturen verwenden, die Sichtbarkeit erhöhen und Engpässe mit intelligenten Benachrichtigungen reduzieren.

Normgerechtes QM-Dokumentenlenkung

Die Anforderungen an Qualitätsmanagement-Systeme im Gesundheitswesen steigt stetig. Die QM-Suite wurde daher in enger Zusammenarbeit mit national und international arbeitenden Unternehmen entwickelt und erfüllt insbesondere die Anforderungen im medizinischen Labor nach den Normen wie GLP, RiliBÄK, DIN EN ISO 15189 und 17025.

Über die elektronische Dokumentenlenkung können Sie Ihre Vorstellungen und QM-Strukturen digital abzubilden. Sie legen Ihren QM-Workflow fest, weisen Nutzern Rollen und Rechte zu, integriere Abteilungen sowie Standorte und bestimmen mit welchem Aussehen und mit welchen Inhalten Ihre SOP erstellt und befüllt werden sollen. Die Bearbeitung aller SOPs, Hinweise zu Änderungen, neue SOP-Versionen sowie die Freigabe und Schulung von SOPs erfolgen vollkommen digital – Zettel und Ordner sollten der Vergangenheit angehören.

Einfache Lenkung und SOP-Verwaltung Ihrer QM-Dokumente

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die Einführung einer Qualitätsmanagement-Software ist die Integration und Motivation aller Mitarbeiter. Zusammen mit Laboren als webbasierte QM-Software konzipiert können Sie über jeden Arbeitsplatz mit Web-Browser auf die QM-Suite zugreifen, natürlich ohne vorherige Installation von Software am Arbeitsplatz.

Über unser modernes, kundenorientiertes Floating oder Concurrent-User-Lizenzmodell können sofort alle Nutzer in die Dokumentenlenkung eingebunden werden. Lediglich Ihre Lizenz stellt dar, wie viele Nutzer gleichzeitig auf die QM-Software zugreifen können. Darüber hinaus entscheiden Sie, ob die QM-Software auf Ihren internen Servern (On-Premises) oder bei uns im Rechenzentrum (Cloud) installiert werden soll.

Direkte Lenkung von Excel-Dokumenten

Direkte elektronische Dokumentenlenkung von Excel QM-Dokumenten. Die direkte Lenkung von Excel-Dokumenten erspart Ihnen die Erstellung einer formellen SOP zur Lenkung der eigentlichen Excel-Datei. Alle relevanten Lenkungsinformationen sind sicher und normgerecht bereits in die Excel Datei eingebettet. Damit lenken und verwalten Sie Excel-Dateien einfach und schnell wie jede andere SOP im System. Das Feature der Excel-Dokumentenlenkung ist ab QM-Suite Version 6 verfügbar.

Einfache Schulung und Kenntnisnahme von SOPs

Entgegen dem Workflow anderer Unternehmen geht der QualityManager davon aus, dass Dokumente vor der Veröffentlichung/Aktivierung geschult werden sollten. Daher lädt der QualityManager automatisch mit der Freigabe einer neuen SOP die Schulungsteilnehmer ein und erzeugt die entsprechenden Aufgaben im System. Nach erfolgreicher Schulung werden die Dokumente dann in Kraft gesetzt. Im stressigen Arbeitsalltag kann immer mal eine Schulung in Vergessenheit geraten. Falls dies einmal passieren sollte, erinnert das System über ein einstellbares Intervall mittels interner Aufgabe und E-Mail an die noch ausstehende Schulung.

Interaktive Wissenkontrolle

Für die Qualitätssicherung nimmt die Mitarbeiterschulung sowie deren Nachweis eine herausragende Bedeutung ein. Das integrierte Schulungsmanagement des QualityManagers bietet eine perfekte Unterstützung bei der Erstellung und Verteilung sowie der Dokumentation der Schulungsteilnehmer und Inhalte. Bereits bei der Erstellung der Dokumente lassen sich zu jedem Dokument Testfragen zur Lernkontrolle formulieren. Im Rahmen der Schulung beantworten die Mitarbeiter dann auf dieser Basis einen kurzen “Test”. Nach der richtigen Beantwortung, dokumentiert das System automatisch die Kenntnisnahme und den Schulungserfolg.

Papierdokumente digitalisieren mit ReScan

Manchmal lässt es sich nicht vermeiden, dass QM-Dokumente wie Checklisten, Wartungslisten und Formblätter ausgedruckt und ausgefüllt werden müssen. Allerdings sollte die Ablage und Dokumentation über Aktenordner der Vergangenheit angehören! Mit dem Funktionsmodul ReScan können Sie einfach und schnell alle ausgefüllten Formblätter sowie Wartungs- und Pflegenachweisen der QM-Suite über Dokumentenscanner digitalisieren.

Das Beste daran: QM-Suite Software erkennt die eingescannten QM-Belege und ordnet diese automatisch an der richtigen Stelle im QM-System zu. So sind beispielsweise alle digitalisierten Wartungspläne eines Laborgeräts direkt dem Gerät zugeordnet und stehen automatisch für Kontrollen oder Audits zur Verfügung.

Tabellen, Bilder und Videos einfach dargestellt

Vielfach ist die Integration und Darstellung von Bildern und Video-Sequenzen in unterschiedlichen Datei-Formaten, Tabellen und Formeln eine Herausforderung für elektronische QM-Systeme. Anders bei der QM-Suite zur elektronischen Dokumentenlenkung: über den integrierten, modernen Webeditor können Bilder und Videos in vielen Formaten einfach per Drag & Drop importiert, in der Größe bearbeitet und positioniert werden. Auch die Erstellung von komplexen Tabellen inklusive Rahmen und farbigen Schattierungen sowie die Eingabe von Formeln ist einfach möglich. Bestehende Tabellen (Word, Excel) lassen sich kopieren und mit geringem Aufwand weiterverwenden.

Übernahme bestehender Daten

Aufgrund vorhandener Informationen ist die Übernahme bestehender Daten ein Thema bei der Einführung eines SOP-Managementsystems. Mit dem QualityManager können bestehende Dokumente mit überschaubarem Aufwand übernommen werden. Dabei können vorhandene Konzepte, z.B. eine bestimmte Ablagestruktur oder eine unternehmensindividuelle Nummerierung nachempfunden werden. Nach einer stichprobenartigen Prüfung Ihrer Dokumentenbestände können wir Ihnen bereits Lösungsszenarien für Ihre Daten vorschlagen – sprechen Sie uns einfach an.

Einfache Installation ohne Zusatzsoftware

Die Software ermöglicht die digitale SOP-Verwaltung mittels einer serverbasierten, plattformunabhängigen Webapplikation. Die Installation zusätzlicher, kostenpflichtiger Software auf jedem Arbeitsplatz ist für die Arbeit nicht notwendig. Dies erspart unseren Kunden gerade bei größeren, verteilten Systemen enorme IT-Leistungen, reduziert die Ausgaben für Fremdsoftware und teure Arbeitsplatzrechner und sichert die zentrale, ständige Verfügbarkeit der Lösung. Darüber hinaus sinkt der Validierungsaufwand bei neuen Funktionalitäten und Updates auf ein Minimum.

Elektronische Dokumentenlenkung für die Medizin, Pharmaindustrie und Biotechnologie

Das Erzeugen einer Standard Operating Procedure (SOP) im Qualitätsmanagement erleichtert die Planung von wiederkehrenden Arbeitsabläufen bei gleichbleibender Qualität. Von der Erstellung bis zur Einführung einer Verfahrensanweisung sind immer folgende Prozessschritte vorgegeben: Dokumentation (beispielsweise Beschreibung eines Ablaufes), Prüfung durch zweite Person mit Unterschrift und angewandten Prüfkriterien, Freigabe durch die Leitung, Information und Schulung der Betroffenen sowie Änderungsmanagement. Nach den neusten Qualitätsmanagement-Richtlinien ist vielfach eine bewusste Inkraftsetzung nach der Kenntnisnahme notwendig, da zu diesem Zeitpunkt erst alle Mitarbeiter geschult sein können.

Bei Qualitätsmanagement Systemen auf Papierbasis wird dieser Schritt meist aufgrund organisatorischer Herausforderungen weggelassen. Elektronische Qualitätsmanagement Systeme sind aufgrund der schnelle Verteilung und von SOPs und der unmittelbaren Kenntnisnahme klar im Vorteil, ohne Mehrarbeit für den QMB. Die Verwendung von SOPs in klinischen Studien garantiert die Einhaltung immer gleicher Prozessabläufe. Zentrales Ziel ist z.B. bei der Anwendung im Bereich Good Clinical Practise das eine Versuchsperson immer auf die gleiche Weise behandelt wird. Unsere SOP basierte Qualitätsmanagement Lösung QM-Suite ermöglicht Ihnen die Konzeption und turnusmäßige Aktualisierungen von standardisierte Arbeitsanleitungen für die Durchführung u.a. naturwissenschaftliche, epidemiologische und klinische Studien.

Diese Kunden vertrauen bereits auf die Dokumentenlenkung von Mediaface

Vereinbaren Sie jetzt Ihre individuelle Web-Demo. Wir stellen Ihnen gern unsere Softwarelösungen und deren Möglichkeiten vor.


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Der Exklusivvertrieb der Mediaface Produkte wird von der Mediaform Informationssysteme GmbH (software.mediaform.de) übernommen.

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