QM-Software für die SOP-Dokumentenlenkung

Die QM-Suite ist das Herzstück der unserer QM-Software zur Dokumentenlenkung. Die Software ermöglicht den webbasierten Zugriff auf alle angeschlossenen QM-Module. Bei der Einführung einer QM-Software ist es nicht relevant, ob Sie gerade erst Ihre Dokumentenlenkung beginnen oder ob Sie bereits über ein manuelles oder hybrides Systeme zur Dokumentenlenkung (zumeist Papier, Word, Excel) verfügen.

Die digitale Dokumentenlenkung erhöht die Automatisierung in Ihre QM-Prozesse. Eine digitale Lösung ist nicht nur effizienter, sondern macht es auch einfacher, mit gesetzlichen Änderungen Schritt zu halten und die Compliance zu wahren.

Als Bestandteil der QM-Software ist die Dokumentenkontrolle in regulatorischen Umgebungen unerlässlich, da sie alle Qualitätsprozesse berührt. Die QM-Software von Mediaface berücksichtigt hierbei die Vorschriften und Standards, um deren Einhaltung zu gewährleisten. Sie reduziert die Gesamtkosten für die Einhaltung von Vorschriften und beschleunigt die Markteinführung.

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QM-Suite M&K Award 2017

Die QM-Software “QM-Suite” zählt zu den Gewinnern des M&K AWARDs 2017 der Fachzeitschrift „Management & Krankenhaus“

„Wir freuen uns riesig, dass unsere QM-Software zu den drei Gewinnern in der Kategorie „IT & Kommunikation“ zählt“, so René Zäske, Geschäftsführer der Mediaface GmbH. „Das zeigt, dass wir mit der QM-Software zur elektronischen Dokumentenlenkung auf einem guten Weg sind und die Anwendung für Labore und medizinische Einrichtungen von großem Interesse ist.“ Die Software QM-Suite ermöglicht die elektronische Dokumentenlenkung von Standard-Arbeitsanweisungen (SOPs) – beginnend mit der Erstellung über die Freigabe und Schulungsdokumentation bis hin zur Archivierung.

Dokumentenlenkung im Qualitätsmanagement

Viele Labore stehen vor ähnlichen Problemen bei der manuellen Dokumentenlenkung und Dokumentenkontrolle sowie dem Akkreditierungsmanagement. Diese Labore haben mit Personalknappheit, einer steigenden Nachfrage nach Labor-Leistungen und sinkenden QM-Budgets zu kämpfen. Darüber hinaus sehen sich viele Labore einen stetig steigendem Druck bei der Einhaltung von Akkreditierungsanforderungen ausgesetzt.

Neben einem umfangreichen Rollen- und Rechtemodell ermöglicht die QM-Suite Software die Hinterlegung Ihrer Organisationsstrukturen aus Standorten und Abteilungen, die Einstellung von Benachrichtingungsprofilen (E-Mail-Einbindung) sowie die Aufgabensteuerung und Importverwaltung. Darüber hinaus verwaltet die QM-Software Kategorien, Eigenschaften, Begriffe und die Dokumentenvorlagen. Sie möchten die Software zur elektronischen Dokumentenlenkung in Ihrem Unternehmens-Erscheinungsbild präsentieren? Gern hinterlegen wir Ihr Farbspektrum und Ihr Logo in der Software.

Normgerechte QM-Dokumentenlenkung

Die Anforderungen an die Qualitätsmanagement-Systeme im Gesundheitswesen steigen stetig. Gelenkte Dokumente können mit der QM-Software einfach erstellt, sicher geprüft, genehmigt und freigegeben sowie zielsicher verteilt werden. Um diese Entwicklung im Labor begleiten zu können ist eine leistungsstarke QM-Software notwendig, welche gezielt die Anforderungen und Normen erfüllt und Standort-übergreifend anwendbar ist. Die QM-Suite wurde in enger Zusammenarbeit mit national und international arbeitenden Unternehmen entwickelt und erfüllt insbesondere die Anforderungen im medizinischen Labor nach den Normen wie GLP, RiliBÄK, DIN EN ISO 15189 und DIN EN ISO 17025.

Interaktives Schulungsmanagement

Für die Qualitätssicherung im Qualitätsmanagement nimmt die Schulung bzw. Kenntnisnahme sowie deren Nachweis eine herausragende Bedeutung ein. Das integrierte Schulungsmanagement bietet eine perfekte Unterstützung bei der Erstellung und Verteilung von SOPs sowie der Dokumentation der Schulungsteilnehmer und Inhalte. Bereits bei der Erstellung der SOP-Dokumente lassen sich zu jedem Dokument individuelle Testfragen zur Lernkontrolle in beliebiger Anzahl formulieren. Im Rahmen der elektronischen Schulung beantworten die Mitarbeiter dann auf dieser Basis einen kurzen “Test”. Nach der richtigen Beantwortung, dokumentiert das QM-System automatisch die Kenntnisnahme und den Schulungserfolg.

Einfache Installation ohne Zusatzsoftware

Die QM-Software ermöglicht die elektronische Verwaltung von Standard Operating Procedure (SOP) mittels einer serverbasierten, plattformunabhängigen Webapplikation. Die Installation zusätzlicher, kostenpflichtiger Software auf jedem Arbeitsplatz ist für die Arbeit nicht notwendig. Dies erspart unseren Kunden gerade bei größeren, verteilten Systemen enorme IT-Leistungen, reduziert die Ausgaben für Fremdsoftware und teure Arbeitsplatzrechner und sichert die zentrale, ständige Verfügbarkeit der QM-Lösung. Darüber hinaus sinkt der Validierungsaufwand bei neuen Funktionalitäten und Updates auf ein Minimum.

Tabellen und Bilder einfach dargestellt

Vielfach ist die Integration und Darstellung von Bildern in unterschiedlichen Datei-Formaten, Tabellen und Formeln eine Herausforderung für elektronische QM-Systeme. Anders bei der QM-Suite: über den integrierten, modernen Webeditor können Bilder und Videosequenzen in vielen Formaten einfach per Drag & Drop importiert, in der Größe bearbeitet und positioniert werden. Auch die Erstellung von komplexen Tabellen inklusive Rahmen und farbigen Schattierungen ist einfach möglich. Bestehende Tabellen (Word, Excel) lassen sich kopieren und mit geringem Anpassungsaufwand weiterverwenden.

Schulen und verteilen von Dokumenten

Entgegen dem Workflow anderer Unternehmen geht der QualityManager davon aus, dass Dokumente vor der Veröffentlichung/Aktivierung geschult werden müssen. Daher lädt der QualityManager automatisch mit der Freigabe einer neuen SOP die Schulungsteilnehmer ein und erzeugt die entsprechenden Aufgaben im System. Nach erfolgreicher Schulung werden die Dokumente dann in Kraft gesetzt. Im stressigen Arbeitsalltag kann immer mal eine Schulung in Vergessenheit geraten. Falls dies einmal passieren sollte, erinnert das System über ein einstellbares Intervall mittels interner Aufgabe und E-Mail an die noch ausstehende Schulung.

Zentrale Kommunikation im Intranet

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die Einführung einer Qualitätsmanagement-Software ist die Integration und Motivation aller Mitarbeiter. Aus diesem Grund steht eine global verfügbare Intranetplattform zur Verfügung, die zur Information wie auch als aktiver Arbeitsplatz zur Umsetzung der Aufgaben des Qualitätsmanagements genutzt wird. Beteiligen Sie so einfach und schnell alle Mitarbeiter am QM-Prozess Ihres Unternehmens, ohne aufwendigen Installationen oder der Frage von Lizenzkosten.

QM-Software System

  • Webbasiertes, standortunabhängiges Arbeiten auf einem Serversystem (Linux)
  • Keine Installation an den Arbeitsrechnern
  • Medizinisches Qualitätsmanagement nach DIN EN ISO 15189, DIN EN ISO 17025 sowie nach RiliBÄK
  • Einheitliche Oberflächengestaltung für eine einfache Orientierung / Bedingung.
  • Kundenspezifische Oberflächengestaltung
  • Übernahme Unternehmens Corporate Design zur Identifikation mit der Software

Dokumentschutz und -überwachung

  • Leserechte nur für entsprechend berechtigte Anwender (kein Zugriff für Unbefugte).
  • Schreibschutz bei allen gültigen und archivierten Dokumenten.
  • Jedes Dokument besitzt einen „Audit Trail“.
  • Rechtzeitige Benachrichtigung vor Ablauf von Überprüfungsfristen.
  • Benachrichtigungsfunktion mit definierbaren Eskalationsmöglichkeiten.
  • Gastfunktion für die Auditierung des Systems.

Kenntnisnahme und Schulung

  • Jederzeit aktueller Überblick die Kenntnisnahmen
  • Integrierte elektronische Unterschrift (erfüllt 21 CFR Part 11, GxP, Signaturgesetz)
  • macht die Verwaltung einer Papierdokumentation überflüssig
  • Verfügbarkeit aussagekräftiger Berichte für Inspektionszwecke mit wenigen Mausklicks, Berücksichtigung aller regulatorischen Anforderungen
  • Geringer Schulungsaufwand für Mitarbeiter

QM-Software zur Dokumentenlenkung

Die Umstellung auf ein digitales System ist nicht nur für Ihre Dokumentenlenkung von Vorteil, sondern auch für alle damit verbundenen Prozesse im Unternehmen. Als Teil eines Qualitätsmanagementsystems (QMS) vereinfacht eine QM-Software zur Dokumentenlenkung die Erstellung, Freigabe, Schulung sowie Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen (CAPA) und Audits. Die gleiche digitale Verbindung zwischen Systemen, die die Dokumentenlenkung verbessert, rationalisiert auch die Interaktion zwischen verschiedenen Aspekten eines QMS.

Erfüllt FDA- und ISO-Anforderungen
Die Einhaltung von Vorschriften und Standards ist mit der digitalen QM-Software von Mediaface effizienter. Manuelle oder hybride Systeme sind fehleranfällig, verursachen Verzögerungen und führen vielfach zu Problemen bei der Produktqualität. Mit einer elektronischen Dokumentenlenkung können Sie Ihre QM-Dokumente wirklich verwalten und so die Einhaltung von Vorschriften gewährleisten und die Effizienz steigern.

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